Nota Fiscal: importância e como emitir [Passo a Passo]

Nota Fiscal: importância e como emitir [Passo a Passo]

A emissão de notas fiscais é um assunto que gera muita dúvida nos comércios. Confira tudo o que você precisa saber para trabalhar com documentos fiscais.

A Nota Fiscal é um documento que ajuda a afirmar a legitimidade de uma empresa e assegura ao consumidor algumas vantagens.

Comprova a garantia e informa tipo, modelo, marca e série de um produto, além de garantir o direito na hora de registrar uma reclamação nos Órgãos de Defesa do Consumidor.

Apesar de ser um tema muito falado e obrigatório em grande parte dos negócios, a Emissão de Notas Fiscais ainda é um assunto que gera muita dúvida, principalmente entre novos empreendedores.

Tendo isso em mente, procurei responder às dúvidas mais frequentes em relação a notas fiscais, tudo a partir da leitura deste texto:

  • Saiba por que emitir nota fiscal.
  • Qual a importância das notas fiscais.
  • Como identificar se você precisa emitir nota fiscal.
  • Quais são os tipos de notas fiscais.
  • Como emitir nota fiscal mei.

Por que emitir Notas Fiscais?

Notas Fiscais confirmam a procedência segura de mercadorias e a contribuição legal de tributos, além da contabilidade correta.

Certificando a origem, a qualidade e a garantia do produto, você gera confiança nos clientes.

Declarando seus tributos e esclarecendo sua contabilidade, você estabelece negócios melhores com fornecedores e até cativa alguns investidores.

Além do que, ao não emitir notas fiscais, você coloca sua empresa em sério riscos.

Caso esteja prevista a necessidade de emitir notas fiscais, e você não emita, seu negócio pode ser enquadrado em diversos crimes destacados na legislação, ocasionando punições, multas e até o fechamento da empresa.

Qual a importância da Nota Fiscal?

Uma nota fiscal comprova que ocorreu uma venda (ou uma prestação de serviço).

Portanto, é um documento muito importante para o consumidor, pois através de uma nota fiscal é possível obter benefícios como suporte técnico.

Do ponto de vista da empresa, é importante ter um registro de suas vendas e, principalmente, esclarecer impostos incidentes.

A nota fiscal é o início da tributação, ou seja, é uma prova de que a sua empresa paga tributos de forma correta e os relativos percentuais são adequadamente recolhidos pelo governo.

Preciso emitir Nota Fiscal?

Emitir nota fiscal é uma responsabilidade de empresas que contribuem com o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

No entanto, essa prática é facultativa para empresas enquadradas no regime Simples Nacional e para alguns casos do MEI (Microempreendedor Individual).

Se você tem dúvidas sobre em qual regime tributário o seu negócio se encaixa e, portanto, sobre a obrigação de emitir documentos fiscais, procure se informar no site da Secretaria da Fazenda do seu estado ou no portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Tipos de notas fiscais: o que é Natureza de Operação?

Natureza de Operação é um componente da nota fiscal que indica o tipo de atividade realizada com o item comercializado.

Entre as principais classes de operação, podemos destacar, por exemplo:

  • Nota Fiscal de Venda: para transações comerciais com entrega de produtos.
  • Nota Fiscal de Devolução: para anular operações e devolver a mercadoria ao emissor original (como ao fornecedor).
  • Nota Fiscal de Remessa: para acompanhar itens que já dispunham de uma operação registrada (como uma venda).

O que é preciso para emitir nota fiscal

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Certificado Digital

Certificados digitais funcionam como assinaturas virtuais do remetente, garantindo a origem de uma nota fiscal.

Existem basicamente dois tipos de certificado digital para emissão de notas fiscais, o A1 e o A3.

As diferenças incluem tempo de validade, preço e forma de instalação.

Escolha o mais adequado para o seu tipo de negócio, mas mantenha em mente que o A1 é o mais recomendado por questões de estabilidade.

Dispositivos On-line

Notas fiscais são emitidas digitalmente.

Portanto, é necessário que você tenha um aparelho conectado à internet.

Dê preferência aos computadores, já que costumam ter capacidade de processamento maior.

Conexão com a Internet

Uma comunicação com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) é realizada no momento em que se faz uma emissão de nota fiscal.

Sem conexão com a internet, não se pode entrar em contato com o órgão fiscalizador, impedindo que a nota seja emitida.

Emissor de Notas Fiscais

Um emissor de notas fiscais é um programa, ou software que gera notas com validade fiscal.

Geralmente é integrado a uma ferramenta de gestão, que controla vários setores de uma empresa, como controle financeiro.

Plataformas como o PersonCloud possibilitam diversas atividades, como imprimir ou enviar DANFE por e-mail, importar XML, emitir NF-e e NFC-e com certificado A1 ou A3.

O NEX, em específico, faz a emissão de notas fiscais de maneira integrada ao controle de vendas e de estoque.

Ou seja, ao fazer uma venda, o sistema remaneja o estoque automaticamente e preenche todos os dados da nota fiscal.

Um emissor de notas fiscais deve facilitar e melhorar toda a administração da sua empresa, automatizar as atividades, gerar produtividade e, principalmente, evitar erros durante todos esses processos.

Como faço Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)? [Passo a Passo]

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Como emitir nota fiscal com CNPJ

  1. O primeiro passo é obter uma inscrição estadual, normalmente adquirida no processo de abertura do CNPJ da empresa.
  2. A seguir, você deve conferir se a emissão de notas fiscais é obrigatória para a sua empresa, com a ajuda de um contador.
  3. O próximo passo é solicitar uma autorização da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) e se credenciar nos ambientes de Homologação e Produção.
  4. Então, adquirir um certificado digital padrão ICP-BR modelos A1 ou A3 e um sistema de gestão que ofereça a emissão de notas fiscais. (Para o caso de emissão de notas de serviços, a operação ocorre vinculada à Prefeitura do município em que sua empresa opera).
  5. E por fim, após cadastrar-se no IBPT e preencher as informações cadastrais de produto (como NCM e Tributação), você pode emitir Notas Fiscais Eletrônicas.

Como emitir nota fiscal sendo MEI

  1. O Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir notas fiscais para pessoas físicas. Entretanto, quando o cliente é uma pessoa jurídica, o MEI precisa, por lei, emitir nota fiscal.
  2. Portanto, para emitir nota fiscal eletrônica, o MEI deve primeiro procurar uma unidade certificadora e adquirir um certificado digital.
  3. Além do certificado digital, é necessário um software para a emissão das notas. Contudo, por questões legais, os emissores de NF-e acabam seguindo as normas da microempresa, emitindo notas para todas as vendas, inclusive para pessoas físicas.
  4. Para os casos em que não é vantagem adquirir a assinatura de um emissor de notas, procure o emissor gratuito da prefeitura da sua cidade.

Como emitir nota fiscal sendo pessoa física (com CPF)?

  1. O primeiro passo para conseguir gerar uma nota fiscal como pessoa física é procurar a prefeitura da sua cidade e verificar quais são as regras locais para emitir uma NF sem possuir uma empresa registrada em seu nome.
  2. As prefeituras dão acesso às opções disponibilizadas para a regularização da  prestação do seu serviço.
  3. Após se informar localmente, o próximo passo é escolher uma das opções de emissão existentes para pessoas físicas: Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) ou Nota Fiscal Avulsa.

Como emitir nota fiscal avulsa

  1. Como falado no tópico anterior, procure a prefeitura da sua cidade e peça acesso ao sistema da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) local.
  2. No ambiente virtual da NFS-e, preencha todas as informações solicitadas com os seus dados e os dados do seu cliente.
  3. Imprima o documento.
  4. Entregue a nota fiscal ao contratante.

Como emitir nota fiscal de prestação de serviços

  1. Acesse o site da prefeitura da sua cidade e conclua o credenciamento.
  2. Compareça à prefeitura na data estipulada com os seguintes documentos:
  1. CPF original.
  2. O protocolo de solicitação de credenciamento.
  3. Um documento de identificação do representante legal da empresa.
  1. Com o credenciamento aprovado, entre no site da sua prefeitura e clique na área de emissão de notas fiscais.
  2. Preencha os campos: CPF ou CNPJ e senha.
  3. Escolha um método de emissão:
  1. Intermediação: com preenchimento do CNPJ da empresa que está prestando o serviço;
  2. Substituição: com preenchimento do CNPJ do tomador (aquele que paga o frete), junto do número da nota que será substituída.
  3. No caso de não escolher nenhuma das opções anteriores, a nota fiscal gerada será um NF comum.

Afinal, como automatizar o processo de emissão de nota fiscal

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Procure quem entende!

Saber tudo sobre o universo fiscal, desde se informar se a emissão de notas fiscais é obrigatória para o seu negócio, até escolher a forma de fazê-la, é muito desafiador.

Procure profissionais especializados e de confiança. Seu contador pode (e deve) te ajudar muito nesse processo.

/ consultoria

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